Кейсы

Находки, которые меняют решения

Названий компаний, городов и отраслей здесь нет – только ситуация, что мы сделали и что нашли. У каждой цифры есть источник.

01Управленческая картина · сеть из пяти точек

Прибыль в отчёте оказалась втрое выше настоящей

×3

Ситуация: Собственник сети узнавал о состоянии точек при объездах и из отчётов, которые сотрудники собирали вручную из нескольких систем.
Что сделали: Свели учётные системы в одну управленческую картину: финансовый результат по каждой точке, загрузка, клиентская база, качество обслуживания. Данные обновляются сами.
Что нашли: Прибыль последнего месяца система показывала втрое выше реальной: зарплатный фонд ещё не был внесён. Ошибку нашли при сверке и поставили первой задачей в план.
Самая крупная точка даёт половину оборота при рентабельности 14%, две небольшие – 26⁠–⁠27%.
В четырёх небольших точках загрузка 33⁠–⁠40%, аренда оплачивается за 100%.
В базе этих точек 26,5 тыс. клиентов, активны 4,2 тыс.
Что изменилось: Еженедельные отчёты, которые сотрудники собирали вручную, приходят сами. Собственник и партнёры видят результат своих точек без запроса.
Статус: Сопровождение с весны 2026.

02Продажи · компания с филиалами в нескольких регионах

С разговором – 7%, без разговора – 1%

7% / 1%

Ситуация: Заявок становилось меньше, внутри обсуждали рекламу и работу менеджеров. Причину каждый называл свою.
Что сделали: Восстановили путь каждого обращения филиала за полтора месяца – от заявки до договора или отказа: CRM, рабочая переписка менеджеров, записи звонков. 1 206 обращений. Спорные поля разметили второй раз вслепую на выборке; где совпадение ниже 80%, поле в выводы не пошло.
Что нашли: С разговором договор или оплата – в 7% случаев, без разговора – в 1%.
29% обращений до разговора не дошли; у 22% касаний менеджера в CRM и рабочей переписке не видно.
Хотя бы раз назвал дату следующего контакта – в 16% случаев с разговором о покупке.
Если бы обращения без разговора заканчивались как обращения с разговором – до 17 сделок за два месяца. Это оценка сверху: причинность не доказана.
Статус: Отчёт подготовлен для директора филиала.

03Отчётность · организация, которая курирует 28 учреждений

Отчётность 28 учреждений – в одной системе

94 из 98

Ситуация: Учреждения сдавали отчёты и заявки на возмещение расходов в таблицах, расчёт показателей эффективности жил в Excel-модели одного сотрудника. Прежний подрядчик системы ушёл посреди года.
Что сделали: Приняли систему на сопровождение и довели процессы до работы в ней: возмещение расходов с двухуровневой проверкой, форма показателей эффективности из 13 приложений с импортом таблиц учреждений, еженедельный мониторинг.
Что нашли: Расчётную модель перенесли из Excel в систему и сверили с моделью заказчика: совпадение по 28 учреждениям из 28.
Поле «дата подачи» занижало число поданных отчётов: 57 вместо 98. Источником правды сделали историю переходов статусов.
У 14 учреждений из 28 пустой показатель, без которого рейтинг не считается. Это видно до расчёта, а не после.
Цены на расходные материалы сведены в матрицу: 221 позиция, которую закупают минимум два учреждения, по 21 учреждению.
Что изменилось: Возмещение расходов идёт в системе: 98 отчётов на проверку, 94 согласовано. Последний еженедельный срез сдали 28 учреждений из 28.
Статус: Сопровождение.

04Закупки · компания с регулярными поставками

Дешевле в прайсе ещё не значит выгоднее

204 тыс. ₽

Ситуация: Поставщик выставил счёт на 5,2 млн ₽ по 110 позициям.
Что сделали: Подключились к учётной системе на чтение и сверили каждую позицию с собственной закупкой за 60 дней. Затем добавили стоимость доставки на килограмм.
Что нашли: По прайсу 92 позиции дешевле, 17 дороже.
В счёте вероятная ошибка: одна позиция на 56% дороже такой же фасовки соседней позиции в этом же счёте.
С доставкой тяжёлые позиции теряют выгоду. В заказ осталось 69 позиций на 2,78 млн ₽ с расчётной экономией около 204 тыс. ₽.
Что изменилось: Заявки поставщикам собирает экран на данных учётной системы; офис пользуется им каждый день с сентября.
Статус: Решение по заказу за клиентом.

05Взаимодействие · совет при органе власти

Совет из 509 участников вместо разрозненных списков

509

Ситуация: Работа с участниками совета и рабочих групп шла по разрозненным спискам контактов: приглашения, документы и явку каждый оператор вёл по-своему.
Что сделали: Единая база участников с сегментами, рассылки в мессенджере и по почте, документы к заседаниям, рассадка, регистрация на входе, анкетирование, роли операторов с разными правами.
Что нашли: В системе 509 участников, 9 операторов, 4 рабочие группы.
Опрос через систему: 12 муниципальных образований, 228 ответов.
Независимая приёмка перед сдачей нашла ошибку: резервный сценарий молча проставлял подтверждение участия, которого человек не давал (51 человек на одном событии). Исправили до сдачи.
Что изменилось: Пакет сдачи принят заказчиком. Операторы приглашают на заседания через систему и сами подключают новых коллег.
Статус: Работает, сопровождение.

06Управление · общественная организация с 25 подразделениями

Одинаковые ресурсы, результат у трёх подразделений

3 из 25

Ситуация: Всем 25 подразделениям выдали одинаковые атрибуты: руководителя, рабочую папку, доступы. Отставание от графика объясняли дисциплиной.
Что сделали: Разобрали работу подразделений и рабочий почтовый ящик за год: 10 тыс. писем в выборке, 63,9 тыс. в архиве.
Что нашли: Результат дали три подразделения из 25. Работает то, у которого есть оформленный вопрос: у лидера – 7 собраний за два месяца и обращение в органы власти.
Из 8 рабочих групп при органах власти организация системно работает в 2⁠–⁠3.
В ящике 1 476 непрочитанных писем за восемь месяцев; на исходящие приходится около 17% от числа входящих (оценка).
Что изменилось: В системе работают контрольная таблица подразделений с тремя блоками решений и чек-лист следующих действий на карточке подразделения. Новости из входящих писем публикуются автоматически: 23 из 27 за сентябрь–октябрь, около минуты на каждую.
Статус: Работает; решения по формату работы подразделений за руководством.

07Операции · заказы с многоэтапной доставкой

О задержке клиент узнавал раньше компании

52 из 64

Ситуация: Заказы проходят несколько этапов у разных исполнителей. Где заказ сейчас и почему он стоит, знали только отдельные сотрудники.
Что сделали: Диспетчерская по всем активным заказам из CRM: пройденные этапы, ожидаемый маршрут, сигнал при отклонении от нормы. Параллельно разобрали клиентский чат: 986 сообщений от 574 авторов по единой схеме.
Что нашли: 844 из 1 062 активных заказов никто не трогал в CRM 7 дней и больше; у 248 нет ключевого идентификатора.
О сбое первым сообщает клиент – в 52 случаях из 64 в выборке.
Тревога клиентов сгущается между оплатой и получением; после получения жалоб почти нет.
Свой первый вариант сигналов мы сняли сами: в первый же день он отметил бы красным 480 заказов из 1 039 и превратился бы в фон. Перешли на нормативы, которые задаёт руководство.
Статус: Работа продолжается.

08Безопасность · сайт и CRM учреждения после смены подрядчика

21 872 попытки подобрать пароль – и ни одной защиты

21 872

Ситуация: Сайт и CRM учреждения достались от прежнего подрядчика. Нужно было понять, готова ли система к проверке регулятора по персональным данным.
Что сделали: Провели аудит безопасности и соответствия закону о персональных данных, затем приняли систему на себя: независимые репозитории, документированное обновление, отключили доступ прежнего подрядчика.
Что нашли: Защита периметра выключена, вход администратора по паролю, защиты от подбора нет: 21 872 неудачные попытки входа с 307 адресов.
Автоматических резервных копий базы нет.
Обязательного пакета документов по персональным данным нет.
Что изменилось: За один день закрыли периметр и вход по паролю, настроили ежедневные копии базы с ротацией. Политику обработки персональных данных и согласие приняли после двух раундов правок директора и опубликовали на сайте.
Статус: Документы опубликованы, система на нашем сопровождении.

Похожая ситуация?

Расскажите в брифе – предложим план разбора на ваших данных.

Пройти бриф